Πώς να προετοιμάσετε τα έγγραφα PDF για την εκτύπωση

Εισαγωγή

Ένα PDF που φαίνεται τέλειο στην οθόνη μπορεί ακόμα να εκτυπώσει με κομμένο κείμενο, θολές φωτογραφίες, απροσδόκητα σύνορα, ή λανθασμένα χρώματα. Η προετοιμασία ενός PDF για εκτύπωση σημαίνει τον έλεγχο του εγγράφου πριν φτάσει στον εκτυπωτή— όχι απλώς τον καθορισμό σφαλμάτων μετά από μια κακή εκτύπωση.

Ο οδηγός αυτός καλύπτει μια πρακτική ροή εργασιών προετοιμασίας για έγγραφα γραφείου, διανομές, εκθέσεις και επαγγελματικές εργασίες εκτύπωσης. Για την αντιμετώπιση προβλημάτων σε μια υπάρχουσα βλάβη εκτύπωσης, δείτε τον ξεχωριστό οδηγό προβλημάτων εκτύπωσης PDF.

1. Επιβεβαίωση του τελικού μεγέθους χαρτιού

Τα κοινά μεγέθη χαρτιού περιλαμβάνουν A4 και US Letter, τα οποία έχουν διαφορετικές διαστάσεις. Ένα έγγραφο σχεδιασμένο για το ένα μπορεί να κλιμακωθεί ή να κοπεί όταν τυπώνεται στο άλλο.

Ελέγξτε το μέγεθος της σελίδας PDF σε έναν αναγνώστη που εμφανίζει ιδιότητες εγγράφου. Επιβεβαιώστε το προβλεπόμενο μέγεθος με τον παραλήπτη ή τον πάροχο εκτυπώσεων.

2. Έλεγχος Προσανατολισμού σελίδας και Περιθώρια

Επιβεβαιώστε το πορτρέτο ή τον προσανατολισμό τοπίου για κάθε σελίδα. Κρατήστε το ουσιαστικό κείμενο και τα γραφικά μακριά από την άκρη της σελίδας, εκτός αν ο εκτυπωτής υποστηρίζει χωρίς σύνορα εκτύπωση ή η εργασία περιλαμβάνει αιμορραγία.

Οι εκτυπωτές γραφείου έχουν συχνά μη εκτυπώσιμα περιθώρια. Εάν το περιεχόμενο είναι πολύ κοντά στην άκρη, επιλέξτε μια κατάλληλη επιλογή κλιμάκωσης ή ρυθμίστε τη διάταξη πηγής.

3. Κατανοήστε την Αιμοραγία και το Κόψιμο

Η επαγγελματική εκτύπωση μπορεί να απαιτεί έργα τέχνης για να επεκταθεί πέρα από το τελικό κομμένο όριο σελίδας. Αυτή η επιπλέον περιοχή ονομάζεται αιμορραγία. Βοηθά στην πρόληψη ανεπιθύμητων λευκών ακμών μετά την κοπή.

Το μέγεθος κόμμωσης είναι το τελικό τελικό μέγεθος. Ένα ασφαλής περιοχή κρατά σημαντικό κείμενο και λογότυπα μακριά από την αιχμή.

Οι αιμοσταγμένες απαιτήσεις ποικίλλουν ανάλογα με τον εκτυπωτή και την εργασία. Ρωτήστε τον πάροχο εκτύπωσης για τις απαιτούμενες διαστάσεις αντί να υποθέτετε μια καθολική αξία.

4. Έλεγχος ανάλυσης εικόνας

Μια εικόνα που φαίνεται αποδεκτή σε μια οθόνη μπορεί να είναι θολή σε εκτύπωση. Η αποτελεσματική ανάλυση εξαρτάται από τις διαστάσεις του εικονοστοιχείου και από το μέγεθος στο οποίο τυπώνεται η εικόνα.

Για παράδειγμα, μια εικόνα 1500-pixel που τυπώνεται σε πλάτος πέντε ίντσες έχει μια αποτελεσματική ανάλυση των εικονοστοιχείων 300 ανά ίντσα. Μεγέθυνση σε δέκα ίντσες μειώνει την αποτελεσματική ανάλυση σε 150 pixels ανά ίντσα.

Γύρω από 300 pixels ανά ίντσα είναι ένα κοινό σημείο εκκίνησης για λεπτομερή φωτογραφική εκτύπωση, αλλά οι απαιτήσεις εξαρτώνται από τη διαδικασία εκτύπωσης και την απόσταση προβολής. Διανυσματική τέχνη μπορεί να παραμείνει απότομη χωρίς μια σταθερή ανάλυση pixel.

5. Επανεξέταση γραμματοσειρών και ειδικών χαρακτήρων

Οι γραμματοσειρές που λείπουν ή υποκαθιστούν μπορούν να αλλάξουν διαλείμματα γραμμής και τυπογραφία. Εξαγωγή με τη χρήση ροής εργασίας που ενσωματώνει γραμματοσειρές όταν είναι σκόπιμο και επιτρέπεται. Ελέγξτε τα σύμβολα, μαθηματική σημειογραφία, και πολύγλωσσο κείμενο προσεκτικά.

Εάν το έγγραφο περιλαμβάνει περίπλοκες διατάξεις, αναθεωρήστε κάθε σελίδα μετά την εξαγωγή αντί να υποθέτετε την πηγή και PDF ταιριάζει.

6. Επιλογή κατάλληλων ρυθμίσεων χρώματος

Οι οθόνες εμφανίζουν φως χρησιμοποιώντας RGB, ενώ πολλές ροές εργασίας εκτύπωσης χρησιμοποιούν μελάνια CMYK. Η μετατροπή χρωμάτων και προφίλ εκτυπωτή μπορεί να αλλάξει την εμφάνιση.

Για τη συνηθισμένη εκτύπωση γραφείου, ακολουθήστε τις προεπιλεγμένες συστάσεις του εκτυπωτή. Για εμπορική εκτύπωση, ζητήστε τον προτιμώμενο χρωματικό χώρο του παρόχου, προφίλ ICC και προδιαγραφές εξαγωγής PDF. Αποφύγετε τη μετατροπή των χρωμάτων τυφλά χωρίς να γνωρίζετε τις απαιτήσεις εκτύπωσης.

7. Επαλήθευση διαφάνειας και γραφικών

Σκιές, κλίσεις, διαφάνεια και επικαλυπτόμενα αντικείμενα μπορούν να αποδώσουν διαφορετικά σε μερικές ροές εργασίας εκτύπωσης. Επιθεωρήστε σύνθετα γραφικά στο εξαγόμενο PDF και χρησιμοποιήστε το συνιστώμενο πρότυπο PDF του παρόχου εκτύπωσης όταν απαιτείται.

Μην διασκορπίζετε όλα τα κείμενα και τα διανυσματικά έργα τέχνης απλώς για να απλοποιήσετε την εκτύπωση · αυτό μπορεί να μειώσει την ευκρίνεια και την προσβασιμότητα.

8. Επανεξέταση της ακολουθίας σελίδας

Ελέγξτε ότι κάθε σελίδα είναι παρούσα και με τη σωστή σειρά. Ψάξτε για ανεπιθύμητες κενές σελίδες, διπλές σελίδες, πλευρικές σαρώσεις και απροσδόκητα διαλείμματα τμημάτων.

Για βιβλιάρια και διπλωμένα υλικά, ask τον εκτυπωτή αν αναμένει συνηθισμένη σειρά σελίδων ή επιβαλλόμενη εξάπλωση. Μην ανακατατάξει τις σελίδες σε spreads, εκτός εάν ζητηθεί.

9. Εξαγωγή του PDF σωστά

Εάν έχετε το αρχικό Word, PowerPoint, ή αρχείο σχεδιασμού, εξαγωγή από αυτή την πηγή. Επιλέξτε ρυθμίσεις εξόδου κατάλληλες για την ποιότητα εκτύπωσης.

Για επαγγελματικές εργασίες εκτύπωσης, ένας πάροχος μπορεί να απαιτήσει ένα συγκεκριμένο προφίλ PDF/X. Το PDF/X είναι μια οικογένεια προτύπων για την ανταλλαγή γραφικών· είναι διαφορετικό από το PDF/A, το οποίο στοχεύει στη μακροπρόθεσμη διατήρηση.

10. Εκτέλεση μιας τελικής απόδειξης

Πριν από την εκτύπωση μιας μεγάλης παρτίδας:

1. Ανοίξτε το τελικό PDF σε έναν αξιόπιστο αναγνώστη.
2. Επιβεβαιώστε τις διαστάσεις και τον προσανατολισμό της σελίδας.
3. Ελέγξτε τις γραμματοσειρές, τους συνδέσμους όπου χρειάζεται, και όλες τις εικόνες.
4. Επιθεώρηση λεπτού κειμένου και διαγραμμάτων στο 100% ζουμ.
5. Εκτυπώστε μια αντιπροσωπευτική σελίδα δοκιμής, εάν είναι δυνατόν.
6. Επιβεβαιώστε ότι τίποτα σημαντικό δεν έχει κοπεί.
7. Επανεξέταση χρωμάτων και αντίθεση κάτω από ρεαλιστικές συνθήκες.
8. Διατηρήστε την εγκεκριμένη τελική PDF και επεξεργάσιμη πηγή.

Λίστα ελέγχου προετοιμασίας γρήγορων εκτυπώσεων

Συχνές ερωτήσεις

Να εκτυπώσω ένα PDF σε πραγματικό μέγεθος ή να ταιριάζει;

Χρησιμοποιήστε Πραγματικό Μέγεθος όταν οι διαστάσεις PDF και χαρτί ταιριάζουν και ο εκτυπωτής μπορεί να χειριστεί τα περιθώρια. Χρήση Fit όταν χρειάζεται κλιμάκωση για να αποφευχθεί το κόψιμο.

Είναι 300 DPI πάντα απαιτείται;

Όχι. Είναι μια κοινή κατευθυντήρια γραμμή για λεπτομερείς εικόνες raster, αλλά η κατάλληλη ανάλυση εξαρτάται από το περιεχόμενο και τη μέθοδο εκτύπωσης.

Τι είναι η αιμορραγία σε PDF;

Αιμορραγία είναι έργο τέχνης που εκτείνεται πέρα από το τελικό όριο τελειώματος για να αποτρέψει τις λευκές άκρες μετά την κοπή.

Να μετατρέψω κάθε εικόνα σε CMYK;

Όχι αυτόματα. Ακολουθήστε τις απαιτήσεις διαχείρισης χρωμάτων του παρόχου εκτύπωσης σας.

Είναι PDF/A η καλύτερη μορφή για την επαγγελματική εκτύπωση;

Όχι απαραίτητα. Οι πάροχοι εκτυπώσεων μπορούν να ζητήσουν ένα προφίλ PDF/X.

Συμπέρασμα

Η προετοιμασία ενός PDF για την εκτύπωση αφορά τον έλεγχο διαστάσεων, λεπτομέρειας εικόνας, γραμματοσειρών, χρωμάτων και παραγγελίας σελίδας πριν από την αποστολή της εργασίας. Μια τελική απόδειξη μπορεί να αποτρέψει ακριβά λάθη. Για υποστηριζόμενες εργασίες μετατροπής και βελτιστοποίησης PDF, εξερευνήστε το PDFreevert και ακολουθήστε τις τεχνικές προδιαγραφές του παρόχου εκτύπωσης σας για επαγγελματική εργασία.