पीडीएफ को एक्सेल में कैसे बदलें और टेबल्स को कैसे बरकरार रखें
एक टेक्स्ट-आधारित पीडीएफ तैयार करें और रूपांतरण के बाद स्प्रेडशीट संरचना को सत्यापित करें।
एक पीडीएफ तालिका एक दृश्य व्यवस्था है, न कि संग्रहीत सूत्रों और सेल सीमाओं वाली एक स्प्रेडशीट। रूपांतरण पृष्ठ से पंक्तियों और स्तंभों का पुनर्निर्माण करता है। एक स्पष्ट पाठ-आधारित पीडीएफ से प्रारंभ करें और उसके मूल्यों का उपयोग करने से पहले कार्यपुस्तिका को सत्यापित करें।
स्रोत तैयार करें
कुछ संख्याओं को चुनने और कॉपी करने का प्रयास करें। केवल-छवि स्कैन के लिए पहले OCR की आवश्यकता होती है; पीडीएफरीवर्ट का पीडीएफ-टू-एक्सेल कनवर्टर ओसीआर नहीं करता है। तुलना के लिए मूल को खुला रखें और प्राधिकरण के साथ ही पासवर्ड सुरक्षा हटाएँ।
दोहराए गए शीर्षकों, मर्ज किए गए सेल, फ़ुटनोट और कई पृष्ठों में फैली तालिकाओं को पहचानें। इन सुविधाओं को निष्कर्षण के बाद आमतौर पर सफाई की आवश्यकता होती है। एक लंबे दस्तावेज़ के लिए, सब कुछ परिवर्तित करने से पहले एक प्रतिनिधि तालिका का परीक्षण करने के लिए पीडीएफ को विभाजित करें का उपयोग करें।
चरण दर चरण कनवर्ट करें
- पीडीएफ से एक्सेल खोलें और स्रोत पीडीएफ अपलोड करें।
- कार्यक्षेत्र में प्रदर्शित प्रारूप और आकार सीमा की जाँच करें।
- रूपांतरण प्रारंभ करें और पूर्ण कार्यपुस्तिका डाउनलोड करें।
- प्रत्येक वर्कशीट को एक्सेल या किसी अन्य संगत एप्लिकेशन में खोलें।
- स्रोत के साथ शीर्षकों, पहली और आखिरी पंक्तियों और कुल योग की तुलना करें। सुधारों को एक अलग कार्यपुस्तिका में सहेजें।
स्प्रेडशीट साफ़ करें
जाँचें कि संख्याएँ संख्याओं या पाठ के रूप में संग्रहीत हैं या नहीं। रिक्त स्थान, मुद्रा चिह्न, दशमलव विभाजक, कोष्ठक और प्रतिशत चिह्न व्याख्या को प्रभावित करते हैं। सार्थक अग्रणी शून्य वाले पहचानकर्ताओं को पाठ के रूप में रखें।
बार-बार दोहराए गए शीर्षकों को सावधानीपूर्वक हटाएं और पुष्टि करें कि लपेटे गए लेबल अतिरिक्त पंक्तियाँ नहीं बन गए हैं। निकाला गया कुल आमतौर पर एक प्रदर्शित मूल्य होता है, मूल सूत्र नहीं। इनपुट की जांच के बाद ही दोबारा गणना करें। जब दिनांक, नकारात्मक मान और दशमलव स्थान किसी निर्णय को प्रभावित करते हैं तो उन्हें व्यक्तिगत रूप से सत्यापित करें।
समस्या निवारण
| समस्या | क्या जांच करनी है |
|---|---|
| कई कॉलम एक हो जाते हैं | स्रोत रिक्ति और मर्ज किए गए हेडर |
| मान ठीक से नहीं जुड़ते | पाठ मान, दशमलव विभाजक, और ऋण चिह्न |
| पंक्तियाँ दोहराई जाती हैं | शीर्षक लगातार पृष्ठों पर दोहराए गए |
| डेटा गायब है | केवल-छवि सामग्री, फ़ुटनोट, या पृष्ठ सीमाएँ |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या रूपांतरण से सूत्र पुनर्प्राप्त हो सकते हैं?
विश्वसनीय नहीं. एक पीडीएफ आमतौर पर कार्यपुस्तिका के सूत्रों और सेल संबंधों के बजाय प्रदर्शित परिणामों को संग्रहीत करता है।
क्या मैं स्कैन की गई तालिका को परिवर्तित कर सकता हूँ?
पहले उपयुक्त एप्लिकेशन में OCR लागू करें, फिर रूपांतरण के बाद प्रत्येक महत्वपूर्ण मान को सत्यापित करें।
क्या सिद्ध होता है कि कार्यपुस्तिका तैयार है?
स्रोत के विरुद्ध पंक्ति गणना, प्रतिनिधि रिकॉर्ड, कुल और डेटा प्रकार की जाँच करें। महत्वपूर्ण वित्तीय या परिचालन उपयोग के लिए संपूर्ण प्रासंगिक डेटासेट की समीक्षा करें।