Kuinka muuntaa PDF Exceliksi ja pitää taulukot ennallaan
Valmistele tekstipohjainen PDF ja tarkista laskentataulukon rakenne muuntamisen jälkeen.
PDF-taulukko on visuaalinen järjestely, ei laskentataulukko, jossa on tallennettuja kaavoja ja solurajoja. Conversion rekonstruoi rivit ja sarakkeet sivulta. Aloita selkeästä tekstipohjaisesta PDF-tiedostosta ja tarkista työkirja ennen sen arvojen käyttöä.
Valmistele Lähde
Yritä valita ja kopioida muutama numero. Vain kuvaskannaukset vaativat ensin OCR:n; PDFreevertin PDF-Excel-muunnin ei suorita tekstintunnistusta. Pidä alkuperäinen avoin vertailua varten ja poista salasanasuojaus vain luvalla.
Tunnista toistuvat otsikot, yhdistetyt solut, alaviitteet ja taulukot, jotka kattavat useita sivuja. Nämä ominaisuudet vaativat yleensä puhdistusta purkamisen jälkeen. Jos kyseessä on pitkä asiakirja, testaa edustavaa taulukkoa Jaa PDF:lla ennen kaiken muuntamista.
Muunna askel askeleelta
- Avaa PDF Exceliin ja lähetä lähde-PDF.
- Tarkista työtilassa näkyvät muoto- ja kokorajoitukset.
- Aloita muuntaminen ja lataa valmis työkirja.
- Avaa jokainen laskentataulukko Excelissä tai muussa yhteensopivassa sovelluksessa.
- Vertaile otsikoita, ensimmäistä ja viimeistä riviä sekä summia lähteen kanssa. Tallenna korjaukset erilliseen työkirjaan.
Puhdista laskentataulukko
Tarkista, onko numerot tallennettu numeroina vai tekstinä. Välilyönnit, valuuttasymbolit, desimaalierottimet, sulut ja prosenttimerkit vaikuttavat tulkintaan. Säilytä tekstinä tunnisteet, joiden alussa on merkityksellisiä nollia.
Poista toistuvat otsikot varovasti ja varmista, ettei käärittyjen tarrojen ole tullut ylimääräisiä rivejä. Poimittu summa on yleensä näytettävä arvo, ei alkuperäinen kaava. Luo laskelmat uudelleen vasta syötteiden tarkistamisen jälkeen. Tarkista päivämäärät, negatiiviset arvot ja desimaalit yksitellen, kun ne vaikuttavat päätökseen.
Vianetsintä
| Ongelma | Mitä tarkistaa |
|---|---|
| Useista sarakkeista tulee yksi | Lähdevälit ja yhdistetyt otsikot |
| Arvot eivät lisäänny oikein | Tekstiarvot, desimaalierottimet ja miinusmerkit |
| Rivit toistuvat | Otsikot toistuvat peräkkäisillä sivuilla |
| Tiedot puuttuvat | Vain kuvasisältö, alaviitteet tai sivun rajat |
Usein kysytyt kysymykset
Voiko muuntaminen palauttaa kaavat?
Ei luotettavasti. PDF-tiedosto tallentaa tavallisesti näytetyt tulokset työkirjan kaavojen ja solusuhteiden sijaan.
Voinko muuntaa skannatun taulukon?
Käytä ensin tekstintunnistusta sopivassa sovelluksessa ja tarkista sitten kaikki tärkeät arvot muuntamisen jälkeen.
Mikä todistaa, että työkirja on valmis?
Tarkista rivimäärät, edustavat tietueet, summat ja tietotyypit lähteen suhteen. Tarkista koko asiaankuuluva tietojoukko tärkeätä taloudellista tai toiminnallista käyttöä varten.