So konvertieren Sie PDF in Excel und sorgen dafür, dass Tabellen intakt bleiben
Bereiten Sie ein textbasiertes PDF vor und überprüfen Sie die Tabellenstruktur nach der Konvertierung.
Eine PDF-Tabelle ist eine visuelle Anordnung, keine Tabellenkalkulation mit gespeicherten Formeln und Zellgrenzen. Bei der Konvertierung werden Zeilen und Spalten der Seite rekonstruiert. Beginnen Sie mit einer klartextbasierten PDF-Datei und überprüfen Sie die Arbeitsmappe, bevor Sie deren Werte verwenden.
Bereiten Sie die Quelle vor
Versuchen Sie, ein paar Zahlen auszuwählen und zu kopieren. Für reine Bildscans ist zunächst OCR erforderlich. Der PDF-zu-Excel-Konverter von PDFreevert führt keine OCR durch. Lassen Sie das Original zum Vergleich offen und entfernen Sie den Passwortschutz nur mit Genehmigung.
Identifizieren Sie wiederholte Überschriften, verbundene Zellen, Fußnoten und Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken. Diese Funktionen müssen nach der Extraktion häufig bereinigt werden. Verwenden Sie bei einem langen Dokument PDF teilen, um eine repräsentative Tabelle zu testen, bevor Sie alles konvertieren.
Konvertieren Sie Schritt für Schritt
- Öffnen Sie PDF nach Excel und laden Sie das Quell-PDF hoch.
- Überprüfen Sie die im Arbeitsbereich angezeigten Format- und Größenbeschränkungen.
- Starten Sie die Konvertierung und laden Sie die fertige Arbeitsmappe herunter.
- Öffnen Sie jedes Arbeitsblatt in Excel oder einer anderen kompatiblen Anwendung.
- Vergleichen Sie Überschriften, erste und letzte Zeilen sowie Summen mit der Quelle. Speichern Sie Korrekturen in einer separaten Arbeitsmappe.
Bereinigen Sie die Tabelle
Prüfen Sie, ob Zahlen als Zahlen oder Text gespeichert sind. Leerzeichen, Währungssymbole, Dezimaltrennzeichen, Klammern und Prozentzeichen beeinflussen die Interpretation. Behalten Sie Bezeichner mit sinnvollen führenden Nullen als Text bei.
Entfernen Sie wiederholte Überschriften sorgfältig und stellen Sie sicher, dass umwickelte Etiketten nicht zu zusätzlichen Zeilen geworden sind. Eine extrahierte Summe ist normalerweise ein angezeigter Wert, nicht die ursprüngliche Formel. Erstellen Sie Berechnungen erst nach Überprüfung der Eingaben erneut. Überprüfen Sie Datumsangaben, negative Werte und Dezimalstellen einzeln, wenn sie eine Entscheidung beeinflussen.
Fehlerbehebung
| Problem | Was zu überprüfen ist |
|---|---|
| Aus mehreren Spalten wird eine | Quellabstand und zusammengeführte Header |
| Werte werden nicht korrekt addiert | Textwerte, Dezimaltrennzeichen und Minuszeichen |
| Reihen wiederholen sich | Überschriften werden auf aufeinanderfolgenden Seiten wiederholt |
| Daten fehlen | Nur Bildinhalte, Fußnoten oder Seitenränder |
Häufig gestellte Fragen
Kann die Konvertierung Formeln wiederherstellen?
Nicht zuverlässig. Ein PDF speichert normalerweise die angezeigten Ergebnisse und nicht die Formeln und Zellbeziehungen der Arbeitsmappe.
Kann ich eine gescannte Tabelle konvertieren?
Wenden Sie OCR zunächst in einer geeigneten Anwendung an und überprüfen Sie dann nach der Konvertierung alle wichtigen Werte.
Was beweist, dass die Arbeitsmappe fertig ist?
Vergleichen Sie Zeilenanzahlen, repräsentative Datensätze, Summen und Datentypen mit der Quelle. Überprüfen Sie den gesamten relevanten Datensatz auf wichtige finanzielle oder betriebliche Zwecke.