Πώς να μετατρέψετε PDF σε Excel και να διατηρήσετε τους πίνακες ανέπαφους
Προετοιμάστε ένα PDF που βασίζεται σε κείμενο και επαληθεύστε τη δομή του υπολογιστικού φύλλου μετά τη μετατροπή.
Ένας πίνακας PDF είναι μια οπτική διάταξη, όχι ένα υπολογιστικό φύλλο με αποθηκευμένους τύπους και όρια κελιών. Η μετατροπή αναδομεί σειρές και στήλες από τη σελίδα. Ξεκινήστε με ένα καθαρό PDF που βασίζεται σε κείμενο και επαληθεύστε το βιβλίο εργασίας πριν χρησιμοποιήσετε τις τιμές του.
Προετοιμάστε την Πηγή
Δοκιμάστε να επιλέξετε και να αντιγράψετε μερικούς αριθμούς. Οι σαρώσεις μόνο για εικόνα χρειάζονται πρώτα OCR. Ο μετατροπέας PDF σε Excel του PDFreevert δεν εκτελεί OCR. Διατηρήστε το πρωτότυπο ανοιχτό για σύγκριση και αφαιρέστε την προστασία με κωδικό πρόσβασης μόνο με εξουσιοδότηση.
Προσδιορίστε επαναλαμβανόμενες επικεφαλίδες, συγχωνευμένα κελιά, υποσημειώσεις και πίνακες που εκτείνονται σε πολλές σελίδες. Αυτά τα χαρακτηριστικά χρειάζονται συνήθως καθαρισμό μετά την εξαγωγή. Για μεγάλο έγγραφο, χρησιμοποιήστε το Διαχωρισμός PDF για να δοκιμάσετε έναν αντιπροσωπευτικό πίνακα πριν μετατρέψετε τα πάντα.
Μετατροπή Βήμα προς Βήμα
- Ανοίξτε το PDF σε Excel και ανεβάστε το πηγαίο PDF.
- Ελέγξτε τη μορφή και τα όρια μεγέθους που εμφανίζονται στο χώρο εργασίας.
- Ξεκινήστε τη μετατροπή και κατεβάστε το ολοκληρωμένο βιβλίο εργασίας.
- Ανοίξτε κάθε φύλλο εργασίας στο Excel ή σε άλλη συμβατή εφαρμογή.
- Συγκρίνετε τις επικεφαλίδες, την πρώτη και την τελευταία σειρά και τα σύνολα με την πηγή. Αποθηκεύστε τις διορθώσεις σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας.
Εκκαθάριση του υπολογιστικού φύλλου
Ελέγξτε εάν οι αριθμοί αποθηκεύονται ως αριθμοί ή ως κείμενο. Τα κενά, τα σύμβολα νομισμάτων, τα δεκαδικά διαχωριστικά, οι παρενθέσεις και τα ποσοστά επηρεάζουν την ερμηνεία. Διατηρήστε ως κείμενο αναγνωριστικά με ουσιαστικά μηδενικά.
Αφαιρέστε προσεκτικά τις επαναλαμβανόμενες επικεφαλίδες και επιβεβαιώστε ότι οι τυλιγμένες ετικέτες δεν έχουν γίνει επιπλέον σειρές. Ένα εξαγόμενο σύνολο είναι συνήθως μια εμφανιζόμενη τιμή, όχι ο αρχικός τύπος. Δημιουργήστε ξανά υπολογισμούς μόνο αφού ελέγξετε τις εισόδους. Επαληθεύστε τις ημερομηνίες, τις αρνητικές τιμές και τα δεκαδικά ψηφία ξεχωριστά όταν επηρεάζουν μια απόφαση.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
| Πρόβλημα | Τι να ελέγξετε |
|---|---|
| Πολλές στήλες γίνονται μία | Διάστιχο πηγών και συγχωνευμένες κεφαλίδες |
| Οι αξίες δεν προστίθενται σωστά | Τιμές κειμένου, διαχωριστικά δεκαδικών και σύμβολα μείον |
| Οι σειρές επαναλαμβάνονται | Επικεφαλίδες επαναλαμβανόμενες σε διαδοχικές σελίδες |
| Λείπουν δεδομένα | Περιεχόμενο μόνο εικόνα, υποσημειώσεις ή όρια σελίδας |
Συχνές Ερωτήσεις
Μπορεί η μετατροπή να ανακτήσει τύπους;
Όχι αξιόπιστα. Ένα PDF αποθηκεύει συνήθως τα εμφανιζόμενα αποτελέσματα και όχι τους τύπους και τις σχέσεις κελιών του βιβλίου εργασίας.
Μπορώ να μετατρέψω έναν σαρωμένο πίνακα;
Εφαρμόστε το OCR σε μια κατάλληλη εφαρμογή πρώτα και, στη συνέχεια, επαληθεύστε κάθε σημαντική τιμή μετά τη μετατροπή.
Τι αποδεικνύει ότι το βιβλίο εργασίας είναι έτοιμο;
Ελέγξτε τις μετρήσεις σειρών, τις αντιπροσωπευτικές εγγραφές, τα σύνολα και τους τύπους δεδομένων σε σχέση με την πηγή. Ελέγξτε ολόκληρο το σχετικό σύνολο δεδομένων για σημαντική οικονομική ή λειτουργική χρήση.