Kā saspiest PDF e- pasta pielikumus

Ievads

Jūs esat pabeidzis ziņojumu vai skenējis dokumentu, bet jūsu e-pasta pakalpojums saka, ka pielikums ir pārāk liels. PDF saspiešana var palīdzēt, bet, padarot failu mazāku, nevajadzētu nākt uz neizlasāma teksta vai trūkstošu detaļu cenu.

Šī rokasgrāmata koncentrējas uz PDF sagatavošanu e-pastam: pārbaudot pielikumu ierobežojumus, izvēloties kompresijas iestatījumus, un pārbaudot, vai saņēmēji var izmantot rezultātu.

Kāpēc e-pasta pielikumi ir ierobežoti?

E-pasta nodrošinātāji nosaka ziņojumu un pielikumu lieluma ierobežojumus. Ierobežojumi atšķiras starp pakalpojumiem un kontu veidiem, un var attiekties uz pilnīgu kodētu ziņojumu, nevis tikai uz pašu failu.

E- pasta pielikumi parasti tiek kodēti transportēšanai, kas var palielināt ziņojuma izmēru, pārsniedzot oriģinālā faila izmēru. Atstājiet zināmu rezervi, nevis vērsiet uzmanību uz precīzu publicēto ierobežojumu.

Ja sūtāt vairākus pielikumus, to kopējais izmērs ir svarīgs.

Solis 1: Pārbaudiet PDF faila izmēru

Uz Windows ar peles labo pogu nospiediet failu un izvēlieties Īpašības. Uz macOS izvēlieties failu un izvēlieties Saņemt informāciju. Salīdzināt tā izmēru ar jūsu e-pasta sniedzēja pašreizējo pielikumu ierobežojumu.

PDF tikai nedaudz zem robežas var neizdoties, ja to pievieno ziņojumam transporta pieskaitāmo vai papildu failu dēļ.

Solis 2: Identificēt, kas padara to lielu

Skenētā PDF var saturēt pilnu lapu attēlus. Prezentācija PDF var saturēt augstas izšķirtspējas fotogrāfijas. Teksta smags PDF jau var būt efektīvi saspiests.

Ja PDF ir smags attēls, attēla optimizācija var nodrošināt nozīmīgus ietaupījumus. Ja tas ir galvenokārt teksts, agresīva saspiešana var būt maz atšķirību.

3 solis: Saspiediet PDF

Apmeklējiet PDFreevert un izvēlieties PDF saspiešanas rīku, ja tas atbilst jūsu vajadzībām. Pirms pārstrādes saglabāt oriģināla kopiju.

Ja tiek piedāvāti kompresijas līmeņi, sāciet ar mērenu iestatījumu. Spēcīga saspiešana var samazināt attēla izšķirtspēju vai ieviest redzamus artefaktus. Lejupielādēt rezultātu un salīdzināt to ar oriģinālu.

4 solis: Pārbaudiet lasāmību

Atveriet saspiestu PDF un pārskatīšanu:

• Mazs teksts un zemsvītras piezīmes
• Skenētie paraksti un spiedogi
• Tabulas un skaitliskās vērtības
• Diagrammas un ekrānšāviņi
• Lapu skaits un orientācija

Ja fails satur skenētu tekstu, pārbaudiet pie normāla lasīšanas izmēra un pietuviniet uz smalkām detaļām. Neupurējiet svarīgu informāciju tikai tāpēc, lai atbilstu patvaļīgam faila izmēram.

Solis 5: Pievienot un Sūtīt

Pievienojiet pārbaudīto PDF uz projektu e-pastu. Apstipriniet, ka ziņojums ir pieņemts e-pasta dienestā un ka paredzētais saņēmējs var saņemt failu. Svarīgākos dokumentos apsveriet iespēju nosūtīt sev testa ziņu.

Citi veidi, kā padarīt PDF mazāku

Reeksportēt no sākotnējā dokumenta

Ja jums ir Word vai PowerPoint avots, optimizējiet pārāk liela izmēra attēlus un eksportējiet jaunu PDF ar atbilstošiem iestatījumiem. Tas var būt efektīvāks nekā esoša faila pārspiešana.

Izņemt nevajadzīgas lapas

Ja saņēmējam vajadzīga tikai daļa dokumenta, izraksti attiecīgās lapas. Neizņemt vajadzīgās lapas tikai pielikuma ierobežojumam.

Sadalīt lielu dokumentu

Ja saņēmējs tam piekrīt, sadala dokumentu loģiskās daļās. Skaidri atzīmējiet katru daļu un apstipriniet, ka visas daļas nonāk.

Lietot drošu failu apmaiņas saiti

Ļoti lieliem vai sensitīviem failiem apstiprināta mākoņu koplietošanas sistēma var būt labāka nekā e-pasta pielikumi. Pārskatīšana saites atļaujas, termiņa beigu iestatījumi, un organizatoriskās politikas.

Kāpēc kompresija var nepalīdzēt

PDF, kas jau satur efektīvi saspiestu attēlus vai teksta plūsmas var nesarauties daudz. Atkārtoti zudumi kompresija var sabojāt attēla kvalitāti, nesniedzot ievērojamu ietaupījumu. Nav universālas kompresijas pakāpes.

Bieži uzdotie jautājumi

Kāds ir maksimālais PDF izmērs es varu e-pastu?

Tas ir atkarīgs no jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzēja un konta. Pārbaudiet tā pašreizējo pielikumu un ziņojuma izmēru ierobežojumus.

Vai es varu saspiest PDF, nezaudējot kvalitāti?

Dažreiz. Bezzudumu optimizācija var samazināt liekos datus, bet lieliem samazinājumiem var būt nepieciešama attēlu samazināšana vai zudusi saspiešana.

Kāpēc mans e-pasts noraidīt PDF zem robežas?

Kodētais ziņojums un citi pielikumi var pārsniegt pakalpojuma kopējā izmēra ierobežojumu.

Vai labāk ir sadalīt vai saspiest PDF?

Saspiest, kad visam dokumentam jāpaliek kopā. Sadalīt, kad saņēmējiem ir nepieciešamas tikai noteiktas sadaļas vai arī piekrīt vairākiem failiem.

Vai man vajadzētu e-pastu konfidenciālu PDF, izmantojot tiešsaistes kompresoru?

Tikai tad, ja pakalpojuma datu apstrāde atbilst jūsu konfidencialitātes, līguma, un organizatoriskās prasības.

Secinājums

Sagatavojot PDF e-pastam ir par vairāk nekā samazinot megabaiti. Pārbaudiet pakalpojumu sniedzēja limitu, atstāt vietu ziņojumu pieskaitāmās, saspiest konservatīvi, un pārbaudīt lasāmību. Ja pielikumi ir pārāk lieli, apsveriet apstiprinātas failu koplietošanas alternatīvas. Izpētīt atbalstītās saspiešanas opcijas pie PDFreevert.