Kaip paspausti PDF e. pašto priedams

Įvadas

Jūs baigėte ataskaitą arba nuskaitytą dokumentą, bet jūsų elektroninio pašto tarnyba sako, kad priedas yra per didelis. PDF suspaudimas gali padėti, bet norint sumažinti failą neturėtų ateiti už neįskaitomą tekstą ar trūkstamos informacijos kaina.

Šiame vadove daugiausia dėmesio skiriama specialiai PDF paruošimui el. paštui: tvirtinimo ribų tikrinimui, suspaudimo parametrų parinkimui ir patikrinimui, ar gavėjai gali naudoti rezultatą.

Kodėl el. pašto priedai Limited?

E. pašto paslaugų teikėjai nustato pranešimų ir priedų dydžio apribojimus. Skirtingų paslaugų ir sąskaitų tipų ribos skiriasi ir gali būti taikomos pilnam užkoduotam pranešimui, o ne tik pačiai rinkmenai.

E. pašto priedai paprastai užkoduojami transportavimui, o tai gali padidinti pranešimo dydį už originalaus failo dydį. Paliekama tam tikra marža, o ne tikslinama tiksli paskelbta riba.

Jei siunčiate kelis priedus, svarbu, kad jie būtų bendro dydžio.

Žingsnis 1: Patikrinkite PDF failo dydį

Apie Windows, dešinėje - spustelėkite failą ir pasirinkite Savybės. macOS pasirinkite failą ir Gauti informacijąName. Palyginkite savo dydį su savo elektroninio pašto tiekėju - šiuo metu prisegimo limitas.

PDF, tik šiek tiek žemiau ribos, vis dar gali žlugti, kai pridedamas prie pranešimo dėl transporto pridėtinių arba papildomų failų.

Žingsnis 2: nustatyti, kas daro jį didelį

Nuskaitytame PDF gali būti viso puslapio vaizdai. Pristatymas PDF gali turėti didelės skiriamosios gebos nuotraukas. Teksto sunkiųjų PDF jau gali būti efektyviai suspaustas.

Jei PDF yra sunkiai įsivaizduojamas, vaizdo optimizavimas gali suteikti prasmingas santaupas. Jei tai daugiausia tekstas, agresyvus suspaudimas gali padaryti mažai skirtumas.

Žingsnis 3: paspausti PDF

Aplankykite PDFreevert ir pasirinkite PDF suspaudimo įrankį, jei jis atitinka jūsų poreikius. Prieš perdirbant, laikyti originalaus dokumento kopiją.

Jei kompresijos lygiai yra siūlomi, pradėti nuo vidutinio nustatymo. Stiprus suspaudimas gali sumažinti vaizdo skiriamąją gebą arba įvesti matomus artefaktus. Atsisiųskite rezultatą ir palyginkite jį su originalu.

Žingsnis 4: Patikrinkite Permatomumą

Atverti suspaustą PDF ir apžvalga:

• Mažas tekstas ir išnašos
• Skenuoti parašai ir antspaudai
• Lentelės ir skaitinės vertės
• Grafikai ir ekrano nuotraukos
• Puslapių skaičius ir orientacija

Jei faile yra nuskaitytas tekstas, patikrinti normalaus skaitymo dydžio ir priartinti smulkiai. Neaukokite svarbios informacijos tik tam, kad atitiktų savavališką failo dydį.

Žingsnis 5: prisegti ir siųsti

Pridėkite patikrintą PDF prie elektroninio pašto projekto. Patvirtinkite, kad laiškas yra priimtas el. pašto paslaugos ir kad numatytas gavėjas gali gauti failą. Dėl svarbių dokumentų, apsvarstyti siųsti sau bandymo pranešimą.

Kiti būdai, kaip padaryti PDF mažesnį

Reeksportas iš originalaus dokumento

Jei turite Word arba PowerPoint šaltinį, optimizuokite per didelius vaizdus ir eksportuokite naują PDF su atitinkamais nustatymais. Tai gali būti efektyvesnis už esamo failo suspaudimą.

Pašalinti nereikalingus puslapius

Jei gavėjui reikia tik dalies dokumento, išrašykite atitinkamus puslapius. Nepašalinkite reikiamų puslapių, kad tilptumėte prie tvirtinimo ribos.

Padalinti didelį dokumentą

Jei gavėjas sutinka, padalinkite dokumentą į logines dalis. Kiekviena dalis paženklinama aiškiai ir patvirtinama, kad visos dalys atkeliauja.

Naudoti saugią dalijimosi failais sąsają

Labai dideliems arba jautriems failams patvirtinta "capd-share" sistema gali būti geresnė nei el. pašto priedai. Peržiūrėti saito leidimus, galiojimo pabaigos nustatymus, ir organizacinę politiką.

Kodėl glaudinimas negali padėti

PDF, kuriuose jau yra efektyviai suspaustų vaizdų ar teksto upelių, gali būti nedaug. Pakartotinis nuostolingas suspaudimas gali pakenkti vaizdo kokybei ir nesutaupyti daug lėšų. Nėra visuotinio suspaudimo koeficiento.

Dažnai užduodami klausimai

Koks yra maksimalus PDF dydis galiu elektroniniu paštu?

Tai priklauso nuo jūsų elektroninio pašto paslaugų teikėjo ir paskyros. Patikrinkite jo dabartinį pririšimo ir pranešimų dydžio ribas.

Ar galiu suspausti PDF neprarandant kokybės?

Kartais. Nuostoliai optimizavimas gali sumažinti nereikalingas duomenis, bet didelis sumažinimas gali reikalauti vaizdo Downpack arba lossy suspaudimo.

Kodėl mano elektroninio pašto atmesti PDF žemiau ribos?

Užkoduotas pranešimas ir kiti priedai gali viršyti paslaugos arba viso dydžio ribą.

Ar geriau suskaldyti ar suspausti PDF?

Suspauskite, kada visas dokumentas turėtų likti kartu. Skaidyti, kai gavėjai tik reikia tam tikrų skyrių arba sutikti su kelių failų.

Ar turėčiau siųsti slaptus PDF per interneto kompresorius?

Tik tuo atveju, jei paslauga užtikrina duomenų tvarkymą, atitinka jūsų privatumo, sutartinius ir organizacinius reikalavimus.

Išvada

PDF paruošimas el. paštui yra daugiau nei megabaitų mažinimas. Patikrinkite tiekėjo limitą, palikite vietos pranešimams, kompresorių konservatyviai, ir patikrinti įskaitomumą. Kai priedai lieka per dideli, apsvarstyti patvirtintas dalijimosi bylomis alternatyvas. Naršyti palaikomas suspaudimo parinktis PDFreevert.