Miten pakata PDF sähköpostiliitteitä

Johdanto

Olet tehnyt raportin tai skannannut asiakirjan, mutta sähköpostipalvelun mukaan liite on liian suuri. PDF pakkaus voi auttaa, mutta tehdä tiedoston pienempi ei pitäisi tulla hintaan lukematon teksti tai puuttuvat yksityiskohdat.

Tässä oppaassa keskitytään erityisesti PDF-tiedostojen valmisteluun sähköpostia varten: kiinnitysrajojen tarkistamiseen, pakkausasetusten valintaan ja sen todentamiseen, että vastaanottajat voivat käyttää tulosta.

Miksi sähköpostiliitteet ovat rajoitettuja?

Sähköpostin tarjoajat asettavat rajoituksia viestien ja liitetiedostojen koolle. Rajat vaihtelevat palvelu- ja tilityyppien välillä, ja ne voivat koskea koko koodattua viestiä eikä vain tiedostoa.

Sähköposti liitteet ovat yleisesti koodattu kuljetuksen, joka voi lisätä viestin koko kuin alkuperäinen tiedoston koko. Jätä hieman liikkumavaraa sen sijaan, että keskityttäisiin tarkasti julkaistuun rajaan.

Jos lähetät useita liitteitä, niiden yhteenlaskettu koko on tärkeä.

Vaihe 1: Tarkista PDF-tiedoston koko

Windows:n oikealla napsauttamalla tiedostoa ja valitsemalla Ominaisuudet. Valitse macOS:ssä tiedosto ja valitse Hae tietoa. Vertaa sen kokoa sähköpostin tarjoajan nykyinen liiteraja.

PDF vain hieman rajan alapuolella voi edelleen epäonnistua, kun se liitetään viestiin, koska kuljetus yleis- tai lisätiedostoja.

Vaihe 2: Tunnista mikä tekee siitä suuren

Skannattu PDF voi sisältää koko sivun kuvia. Esitelmä PDF voi sisältää korkean resoluution valokuvia. Tekstipainoinen PDF voidaan jo pakata tehokkaasti.

Jos PDF on kuvan painava, kuvan optimointi voi tuottaa mielekkäitä säästöjä. Jos se on enimmäkseen tekstiä, aggressiivinen pakkaus voi tehdä vähän eroa.

Vaihe 3: Purista PDF

Käy PDFreevert:ssä ja valitse PDF:n pakkaustyökalu, jos se vastaa tarpeitasi. Säilytä kopio alkuperäisestä ennen käsittelyä.

Jos pakkaustasot ovat tarjolla, aloita kohtuullisella asetuksella. Vahva pakkaus voi vähentää kuvan resoluutiota tai ottaa käyttöön näkyviä esineitä. Lataa tulos ja vertaa sitä alkuperäiseen.

Vaihe 4: Tarkista luettavuus

Avaa pakattu PDF ja tarkista:

• Pieni teksti ja alaviitteet
• Skannetut allekirjoitukset ja leimat
• Taulukot ja numeeriset arvot
• Karttoja ja kuvakaappauksia
• Sivumäärä ja suuntautuminen

Jos tiedosto sisältää skannattua tekstiä, tarkista normaalin kokoinen luku ja zoomaa hienoista yksityiskohdista. Älä uhraa tärkeitä tietoja vain tavata mielivaltainen tiedoston kokoa.

Vaihe 5: Kiinnitä ja lähetä

Liitä todennettu PDF sähköpostiluonnokseen. Vahvista, että viesti hyväksytään sähköpostipalvelussa ja että vastaanottaja voi vastaanottaa tiedoston. Tärkeiden asiakirjojen osalta harkitse itsesi lähettämistä testiviestinä.

Muita tapoja tehdä PDF pienempi

Jälleenvienti alkuperäisestä asiakirjasta

Jos sinulla on Word tai PowerPoint-lähde, optimoi ylikokoiset kuvat ja vie uusi PDF sopivilla asetuksilla. Tämä voi olla tehokkaampaa kuin olemassa olevan tiedoston painaminen.

Poista tarpeettomat sivut

Jos vastaanottaja tarvitsee vain osan asiakirjasta, poimi kyseiset sivut. Älä poista vaadittuja sivuja vain asentaaksesi kiinnitysrajan.

Jaa suuri asiakirja

Jos vastaanottaja suostuu, jaa asiakirja loogisiin osiin. Merkitse jokainen osa selkeästi ja vahvista, että kaikki osat saapuvat.

Käytä turvallista tiedostonjakolinkkiä

Hyvin suurissa tai arkaluonteisissa tiedostoissa hyväksytty pilvienjakojärjestelmä voi olla parempi kuin sähköpostiliitteet. Tarkista linkki oikeudet, voimassaolon päättymisen asetukset, ja organisaation käytäntöjä.

Miksi pakkaus ei ehkä auta

PDF-tiedostot, jotka jo sisältävät tehokkaasti pakattuja kuvia tai tekstivirtoja eivät välttämättä kutistu paljon. Toistuva häviöllinen pakkaus voi vahingoittaa kuvan laatua ilman merkittäviä säästöjä. Ei ole yleistä puristussuhdetta.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on suurin PDF koko voin lähettää sähköpostia?

Se riippuu sähköpostin tarjoaja ja tili. Tarkista sen nykyinen liite ja viestin koon rajat.

Voinko pakata PDF:n menettämättä laatua?

Joskus. Tappioton optimointi voi vähentää turhaa tietoa, mutta suuret vähennykset voivat vaatia imagoa pienentävä tai häviöllinen pakkaus.

Miksi sähköpostini hylkää PDF:n rajan alapuolella?

Koodattu viesti ja muut liitteet voivat ylittää palvelun kokonaiskokorajan.

Onko parempi jakaa vai pakata PDF?

Purista, kun koko asiakirjan pitäisi pysyä yhdessä. Jaa, kun vastaanottajat tarvitsevat vain tiettyjä osioita tai hyväksyvät useita tiedostoja.

Pitäisikö minun lähettää sähköpostia luottamuksellisia PDF-tiedostoja kautta online-kompressori?

Vain jos palvelun tietojenkäsittely täyttää yksityisyytesi, sopimus- ja organisaatiovaatimukset.

Päätelmä

PDF:n valmistaminen sähköpostia varten on enemmän kuin megatavujen vähentäminen. Tarkista palveluntarjoajan raja, jätä tilaa viestien yläpuolella, pakata konservatiivisesti, ja todentaa luettavuus. Kun liitteet ovat liian suuria, on harkittava hyväksyttyjä tiedostonjakovaihtoehtoja. Tutustu tuettuihin pakkausvaihtoehtoihin PDFreevert:ssä.